ONLYOFFICE fait partie des logiciels bureautiques les plus populaires, utilisés par plus de cinq millions d'utilisateurs dans le monde. Ce logiciel est riche en fonctionnalités et puissant, offrant des outils performants de traitement de texte, de gestion de la relation client, de formulaires et de messagerie électronique. Il est convivial, dispose d'applications natives Windows, Mac, Linux et mobiles, et prend en charge une multitude de formats de fichiers.
En activité depuis 2009, ce logiciel propose des solutions basées sur le cloud et sur site qui conviennent parfaitement aux petites et moyennes entreprises.
ONLYOFFICE ne possède pas son propre client de messagerie. Par contre, il propose un serveur de messagerie complet qui vous permet de rester connecté avec vos collègues, vos clients et autres contacts.
Nous vous invitons à découvrir ce que le serveur de messagerie d'ONLYOFFICE peut vous apporter.
Dans cet article
Qu'est-ce que ONLYOFFICE Mail ?
ONLYOFFICE Mail est un outil puissant permettant d'intégrer votre e-mail directement à la plateforme. Il s'agit d'un outil de gestion des emails avec lequel vous pouvez structurer votre boîte de réception, trier automatiquement vos emails, organiser vos dossiers, et bien plus encore.
Des outils polyvalents de mise en forme des courriels sont disponibles, ainsi que des intégrations de gestion de la relation client (CRM - Customer Relationship Management), de documents et de calendriers.
Comme il ne s'agit pas d'un client de messagerie, vous ne pouvez pas l'utiliser pour créer de nouveaux comptes de messagerie. En revanche, il est possible d'intégrer votre compte existant à la suite ONLYOFFICE en quelques étapes simples :
- Étape 1 : Connectez-vous à ONLYOFFICE ;
- Étape 2 : Appuyez sur l'icône de lettre située en haut de la page du site ;
- Étape 3 : Sélectionnez Ajouter un nouveau compte dans la nouvelle fenêtre affichée ;
- Étape 4 : Remplissez les champs e-mail et mot de passe avant de cliquer sur Ajouter un compte.
Selon le type de compte, il se peut que vous deviez accéder à l'option Avancé pour configurer votre e-mail. Il vous suffit de remplir tous les champs de l'option Avancé et de cliquer sur Enregistrer. Un message contextuel vous informera qu'un nouveau compte a été ajouté.
Le fonctionnement de la messagerie de ONLYOFFICE
Avant de découvrir le fonctionnement de ONLYOFFICE Mail, il faut d'abord comprendre comment fonctionnent les clients de messagerie traditionnels. Malgré quelques différences dans les commodités offertes par les clients de messagerie, ils fonctionnent tous à peu près de la même manière.
Les clients de messagerie doivent disposer de trois applications principales :
- L'Agent utilisateur de courriel (MUA - Mail User Agent) ;
- L'Agent de transfert de courriel (MTA - Mail Transfer Agent) ;
- L'Agent de distribution de courriel (MDA - Mail Delivery Agent).
Pour simplifier, l'expéditeur MUA utilise le protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol - protocole de transfert de courrier simple) pour transférer l'e-mail du client vers le serveur. Avec le même protocole, le serveur de l'expéditeur transfère le message au serveur du destinataire. Enfin, le destinataire se connecte à son serveur, télécharge le courrier électronique et y accède par l'intermédiaire de son interface client.
En tant que serveur de messagerie, ONLYOFFICE Mail gère le transfert des courriels entre l'expéditeur et le destinataire. Il transmet les e-mails en utilisant le DNS (Domain Name System - Système de noms de domaine) pour identifier l'adresse IP du destinataire et s'assurer que les e-mails sont envoyés aux contacts souhaités.
Les principales fonctionnalités de ONLYOFFICE Mail
Véritable outil performant, le serveur de messagerie ONLYOFFICE est doté d'un ensemble de fonctionnalités pratiques qui peuvent vous aider à mieux gérer vos courriels :
- Réponse automatique ;
- Configuration des signatures d'e-mails ;
- Synchronisation des courriels ;
- Sauvegarde automatique des documents en pièces jointes ;
- Liaison de la correspondance avec le système de gestion de la relation client ;
- Ajouter des événements aux calendriers ;
- Envoi de factures ;
- Création d'alias de courrier électronique ;
- Création de boîtes aux lettres d'entreprise ;
- Possibilité de connecter des domaines.
Vous avez le choix entre utiliser le domaine gratuit par défaut (onlyoffice.com) ou opter pour votre propre domaine. Créez des groupes de messagerie et un nombre illimité de boîtes aux lettres. Profitez également de la prise en charge complète des protocoles de messagerie tels que POP3, IMAP et SMTP.
Les composants essentiels de ONLYOFFICE Mail
ONLYOFFICE fonctionne grâce à ses deux composants principaux : le serveur de messagerie et l'agrégateur de mails. Découvrez ce qu'ils sont.
Serveur de messagerie de ONLYOFFICE
Comme expliqué précédemment, le serveur de messagerie vous permet d'envoyer et de recevoir des e-mails sur votre compte. Il vous donne la possibilité d'utiliser votre nom de domaine pour accéder à votre courrier ONLYOFFICE.
ONLYOFFICE utilise des API de serveur de messagerie, une interface web de serveur de messagerie et un agrégateur de mails pour rendre le serveur de messagerie fonctionnel.
C'est l'API (Application Programming Interface - Interface de programmation d'applications) qui vous permet de connecter des noms de domaine, ainsi que de créer des groupes, des identifiants de courrier électronique et des boîtes aux lettres. L'interface web vous donne accès à la page de l'administrateur et vous permet d'interagir avec l'API. Enfin, c'est l'agrégateur de mails qui est utilisé pour collecter tous les mails des différentes boîtes aux lettres dans un espace unifié.
Agrégateur de mails de ONLYOFFICE
L'agrégateur de mails est l'élément qui permet au serveur de messagerie de ONLYOFFICE de fonctionner correctement. Cet élément vous donne accès à votre propre stockage d'e-mails, à une API de stockage dédiée, ainsi qu'à des serveurs HTTP.
L'agrégateur se charge de télécharger les e-mails des boîtes aux lettres connectées des utilisateurs et de les sauvegarder dans un espace de stockage accessible directement depuis l'interface du serveur. C'est l'agrégateur qui fait en sorte que vous puissiez voir tous les courriels que vous avez envoyés et reçus à partir de n'importe quelle boîte aux lettres à laquelle vous avez accès.
Toutefois, il ne faut pas oublier que l'agrégateur ne fonctionne pas instantanément. Puisque tous les e-mails doivent passer par différents protocoles, il peut y avoir un délai lors de l'envoi et de la réception des messages. Il est néanmoins possible de configurer les paramètres pour s'assurer que tout est reçu dans un délai prédéfini.
Conseils en bonus : Comment réparer les e-mails corrompus ou endommagés
Comme le courrier électronique ne passe pas directement de l'expéditeur au destinataire, il se peut que vous rencontriez des problèmes de données, quels que soient le client de messagerie et le serveur que vous utilisez. Au cours du transfert entre l'expéditeur et le destinataire, certaines données de messagerie sont susceptibles d'être accidentellement perdues ou corrompues.
Il peut arriver que les pièces jointes ne s'ouvrent pas, que les photos et les vidéos incluses dans le message ne semblent pas fonctionner et que des documents importants soient complètement corrompus.
La perte et la corruption de données peuvent être évitées grâce à des solutions de réparation de données fiables comme Repairit.
Repairit de Wondershare prend en charge les fichiers PST et OST ; il est compatible avec les systèmes d'exploitation Windows et Mac. Cet outil rapide et efficace permet de réparer les données endommagées et corrompues de votre boîte de réception. Qu'il s'agisse d'e-mails corrompus en raison d'une panne de disque dur, d'un arrêt intempestif, d'un logiciel malveillant ou toute autre cause, trois étapes suffisent pour récupérer vos données importantes :
- Étape 1 : Téléchargez et installez Repairit sur votre ordinateur, puis chargez les e-mails corrompus ;
- Étape 2 : Lancez le processus de réparation en choisissant l'option Réparer ;
- Étape 3 : Prévisualisez les fichiers réparés avant de les enregistrer à l'emplacement de votre choix.
Repairit propose une version d'essai gratuite grâce à laquelle vous pouvez vous familiariser avec ses fonctions et ses capacités. En outre, si vous souhaitez acheter une licence, vous avez le choix entre plusieurs formules premium.
Conclusion
ONLYOFFICE est un outil de productivité bureautique de plus en plus populaire, doté de fonctionnalités puissantes, d'intégrations intéressantes et d'excellentes capacités. ONLYOFFICE Mail n'a pas de client, mais il a un serveur d'e-mail pouvant faciliter la gestion de la boîte de réception de l'ensemble de votre organisation.
Si vous êtes à la recherche d'une solution de gestion des e-mails pour votre PME, ONLYOFFICE Mail est peut-être ce qu'il vous faut.
