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Les e-mails font partie des données les plus sensibles. Ils peuvent en effet contenir des informations confidentielles et privées que tout le monde ne devrait pas pouvoir consulter. Il ne faut pas que quelqu'un obtienne un accès non autorisé à vos courriels, quelle que soit la situation. Heureusement, la sauvegarde de la boîte aux lettres d'Office 365 peut être pratique.
Une couche de sécurité supplémentaire est nécessaire pour assurer une protection avancée, malgré les fonctions de sécurité de base d'Office 365. La sauvegarde de la messagerie Microsoft 365 correspond peut-être à ce que vous recherchez, c'est pourquoi nous allons nous intéresser de plus près à ce sujet.
Dans cet article
Comment Microsoft Office 365 sauvegarde-t-il les fichiers ?
Afin de garantir la sécurité des données des utilisateurs, Microsoft 365 propose différentes solutions de sauvegarde et de protection des données. Le fonctionnement de la sauvegarde de la boîte aux lettres Office 365 varie en fonction du type de données et du service spécifique utilisé. Voici quelques façons dont Microsoft 365 sauvegarde les fichiers :
- Exchange Online : Microsoft 365 réplique les données de façon automatique à travers plusieurs centres de données, ce qui permet d'assurer la redondance et de garantir la disponibilité des données en cas de sinistre.
- SharePoint Online : Les données de ce service sont sauvegardées régulièrement, de sorte que les administrateurs peuvent restaurer le contenu à une version antérieure en cas de besoin. SharePoint Online intègre aussi une fonction de corbeille, qui conserve les fichiers supprimés pendant une période déterminée, permettant ainsi aux utilisateurs de récupérer les fichiers qui ont été supprimés accidentellement.
- OneDrive Entreprise : OneDrive Entreprise synchronise automatiquement les fichiers vers Microsoft Cloud, offrant la possibilité de sauvegarder les fichiers de l'utilisateur dans le cloud. Une option Corbeille est également incluse dans OneDrive Entreprise, avec la même fonction que la Corbeille de SharePoint Online.
- Microsoft Teams : Teams stocke des données dans Exchange Online, SharePoint Online et OneDrive Entreprise, qui sont toutes sauvegardées de la manière décrite ci-dessus.
Parallèlement à ces fonctions de sauvegarde automatique, Microsoft 365 propose des outils destinés aux utilisateurs et aux administrateurs leur permettant d'effectuer des sauvegardes manuelles et des restaurations de données.
Par exemple, les administrateurs peuvent utiliser le Centre de sécurité et de conformité Microsoft 365 pour créer des politiques de conservation visant à préserver les données pendant une période donnée.
Comme vous pouvez le constater, Office 365 est doté de fonctions de récupération élémentaires, toutefois il existe de nombreuses lacunes qui peuvent affecter la sécurité de vos données, notamment vos e-mails. En plus, les sauvegardes complètes ne sont pas possibles, donc vous ne pouvez jamais être sûr à 100% que vos données sont à l'abri et sans danger.
Office 365 vous donne la possibilité d'archiver vos e-mails
L'archivage des courriels Microsoft 365 est un moyen de préserver et de stocker les e-mails à des fins de conservation à long terme, de conformité et de respect de la législation. L'archivage des e-mails assure leur stockage en toute sécurité et permet de les rechercher puis de les récupérer facilement lorsque cela est nécessaire, même après leur suppression par l'utilisateur ou leur perte à la suite d'une défaillance du système.
Grâce à l'archivage de la messagerie Office 365, les e-mails sont automatiquement collectés et stockés dans une archive sécurisée et inaltérable. Les utilisateurs autorisés peuvent y accéder et y effectuer des recherches à tout moment.
Pour déterminer quels courriels doivent être archivés et pendant combien de temps ils doivent être conservés, l'archivage des courriels Microsoft 365 s'appuie sur une politique de conservation. Il est possible de personnaliser cette politique afin de répondre aux besoins de l'organisation ainsi que de se conformer aux exigences légales et réglementaires.
Quand un courriel est archivé, il peut être récupéré grâce à divers critères de recherche tels que l'expéditeur, le destinataire, la date et les mots-clés. Les utilisateurs qui y sont autorisés peuvent accéder de partout par le biais d'une interface basée sur le web.
Pour configurer l'archivage des courriels de Microsoft 365 :
- Ouvrez le Centre d'administration Exchange (EAC), puis accédez à Conformité > Rétention.
- Sur cette page, créez une politique de rétention définissant les courriels à archiver et la durée de rétention.
- Attribuez la politique de rétention aux utilisateurs ou aux groupes qui doivent archiver leurs courriels.
Dans cette rubrique, vous pouvez aussi configurer les paramètres de la boîte aux lettres d'archivage pour chaque utilisateur ou groupe ainsi que les politiques d'archivage. Contrôlez l'utilisation de la boîte aux lettres archivée et ajustez les politiques de conservation si nécessaire.
Les inconvénients de l'archivage des messages électroniques
Néanmoins, même l'archivage des e-mails a ses faiblesses. En effet, il existe toujours un risque de violation des données ou d'accès non autorisé, même avec des courriels archivés. De plus, les possibilités de recherche et d'accès sont plutôt limitées. En outre, l'archivage des e-mails peut ne pas répondre à toutes les exigences légales en matière de conformité, surtout si certains types de données ou d'informations ne sont pas capturés ou stockés de manière appropriée.
Tous ces problèmes nécessitent donc des solutions de sauvegarde des boîtes aux lettres Office 365 plus performantes.
Sauvegarder les boîtes aux lettres Office 365 avec la recherche de contenu eDiscovery
L'outil d'exportation de recherche de contenu eDiscovery au sein d'Office 365 est une fonctionnalité qui permet aux administrateurs de rechercher et d'exporter des données à travers plusieurs services Office 365, notamment Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive Entreprise et Microsoft Teams.
Comme cette fonction permet aux administrateurs de trouver et d'exporter rapidement des données pertinentes à des fins de recherche électronique et de litige, elle est particulièrement utile à des fins juridiques et de conformité. Suivez les étapes ci-après pour sauvegarder la boîte aux lettres d'Office 365 à l'aide de la fonction eDiscovery.
Étape 1 : Créer une requête de recherche
Tout d'abord, il faut ouvrir le Centre de sécurité et de conformité de Microsoft 365. Ensuite, allez dans Recherche de contenu. C'est à ce moment-là que vous devez créer une nouvelle requête de recherche qui spécifie les données à sauvegarder. Celle-ci peut inclure des mots-clés spécifiques, des dates, des adresses mail d'expéditeur ou de destinataire, ou tout autre critère de recherche.
Étape 2 : Exporter les résultats de la recherche
Une fois cette étape accomplie, exécutez la recherche et prévisualisez les résultats pour vous assurer que les données correctes sont sauvegardées. Vous devez ensuite exporter les résultats de la recherche vers un emplacement sécurisé, tel qu'un partage de réseau ou un service de stockage en nuage. Il ne reste plus qu'à surveiller la progression de la tâche d'exportation pour s'assurer que les données ont été exportées sans problème.
Néanmoins, la recherche de contenu eDiscovery à des fins de sauvegarde présente également quelques inconvénients. Il s'agit principalement de la portée limitée, de la complexité, du coût et de la sécurité.
Procéder à la sauvegarde des boîtes aux lettres d'Office 365 à l'aide d'un outil de sauvegarde tiers [Meilleure option]
Pour sauvegarder la boîte aux lettres d'Exchange Online au format PST, la meilleure solution est d'utiliser un outil de sauvegarde tiers. Wondershare UBackit est un logiciel de sauvegarde conçu pour sauvegarder des fichiers, des dossiers, des applications et des paramètres système. Son interface simple et conviviale s'ajoute à diverses options de sauvegarde et de restauration pour répondre à différents besoins.
Grâce à Wondershare UBackit, vous êtes en mesure de sauvegarder et de restaurer des e-mails sur différents périphériques de stockage, comme les disques durs d'un PC, les disques durs externes, les clés USB, les serveurs NAS, et même de programmer des sauvegardes automatiques quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles. Vous trouverez ci-dessous la façon d'utiliser Wondershare UBackit pour sauvegarder votre boîte aux lettres d'Office 365.
Étape 1 : Choisir l'option Sauvegarde
Ubackit est un logiciel de sauvegarde de messagerie pour ordinateur. Commencez donc par ajouter votre compte de messagerie Office 365 au client Outlook. Ensuite, vous devez télécharger et installer Wondershare UBackit sur votre ordinateur. Après l'installation, exécutez le logiciel et choisissez Sauvegarde > Sauvegarde d'e-mail.
Étape 2 : Choisir la source de sauvegarde
À l'étape suivante, vous devez sélectionner le fichier PST Office 365 que vous souhaitez sauvegarder et cliquer sur Sélectionner pour poursuivre.
Étape 3 : Choisir la destination de la sauvegarde
Après avoir sélectionné les éléments à sauvegarder, il est temps de décider de la destination de la sauvegarde. C'est l'endroit dans lequel vos sauvegardes seront enregistrées et où vous pourrez y accéder. Vous avez le choix entre des disques locaux, des disques externes et même des serveurs NAS comme destinations de sauvegarde.
Étape 4 : Terminer la sauvegarde
Le processus de sauvegarde démarre automatiquement après la sélection de la destination Ce processus rapide et efficace vous permet de sauvegarder votre boîte aux lettres Office 365 en quelques secondes. Une fois la sauvegarde terminée, en cliquant sur l'icône Planification, vous allez pouvoir configurer une sauvegarde quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ininterrompue de votre boîte aux lettres Office 365.
Pourquoi il est important de sauvegarder vos e-mails Office 365
L'importance de la sauvegarde des courriels est un sujet d'actualité, mais pourquoi faut-il le faire ? À quoi peut-on s'attendre si l'on ne sauvegarde pas ses courriels ? Est-ce que les conséquences sont si catastrophiques ? De nombreuses personnes choisissent de sauvegarder leur boîte aux lettres Office 365 au format PST, et ce pour une bonne raison.
Nous pouvons affirmer que la sauvegarde des e-mails est primordiale, tout simplement parce que ce processus offre aux utilisateurs d'Internet de nombreux avantages, tels que :
- La protection contre la perte de données
Les e-mails peuvent contenir des informations cruciales comme des contacts, des réunions et des documents importants. Si vous perdez l'accès à votre compte de messagerie à la suite d'un problème technique ou d'une attaque de pirates informatiques, vous risquez de perdre toutes ces données. La sauvegarde de votre boîte aux lettres Exchange Online peut vous aider à restaurer vos données en cas de perte inattendue.
- La conformité aux réglementations
Certains secteurs d'activité sont tenus par la loi de conserver certains types de données pendant une durée déterminée. Les sauvegardes de la boîte aux lettres Office 365 permettent de s'assurer que vous restez en conformité avec les réglementations, par exemple celles qui concernent les données financières ou médicales.
- La récupération en cas de sinistre
En cas de catastrophe telle qu'un incendie, une inondation ou un tremblement de terre, il se peut que vous perdiez l'accès à votre compte de messagerie. Le fait de disposer d'une sauvegarde de votre boîte aux lettres Office 365 stockée à un autre endroit peut vous aider à récupérer rapidement vos données et à poursuivre votre travail.
- La migration vers un nouveau fournisseur de messagerie
Au cas où vous changeriez de fournisseur de messagerie, la sauvegarde de vos courriels Office 365 vous permettra d'effectuer une transition beaucoup plus aisée. Vous êtes sûr de ne pas perdre de données importantes grâce au chargement de votre sauvegarde sur votre nouveau compte de messagerie.
- La tranquillité d'esprit
Le fait de savoir que vos e-mails sont sauvegardés peut vous apporter une certaine tranquillité d'esprit. Vous n'aurez plus à craindre de perdre des informations importantes et vous pourrez vous concentrer sur l'utilisation de votre compte de messagerie en toute tranquillité.
Conclusion
Dans l'ensemble, il est un peu difficile de sauvegarder votre boîte aux lettres Office 365 si vous voulez protéger votre courrier. Heureusement, il existe une multitude de solutions tierces qui vous apporteront la sécurité nécessaire. Parmi les solutions disponibles, il y a le logiciel Wondershare UBackit qu'il faut absolument essayer.
